510-10 | 予算管理
完成イメージ
予算管理アプリ
- 年度予算を策定するアプリ
- 各科目の月ごとの予算を入力・管理できる
アプリの構成
- 年度予算を管理するためのアプリ
- 各月のフィールドを持っており、1レコードで1年分のデータを管理する運用
１. krewSheetの一覧を設定する
- アプリの各フィールドをkrewSheetの一覧に配置する
ここでは、年度開始を4月として4月～3月までのフィールドを順番に配置している
２. セルを結合する
事業部「グローバルビジネス事業部」のように、隣り合うセルの値が同じ場合にセルを結合します。セル結合することで、レコード同士の関連が一目で分かります。
- リボンのメニューから「自動結合」を選択する
- 結合するフィールドにチェックする
- 2までの設定を行うとセルが結合された状態になります。
ワンポイント
krewSheetのセル結合は単に「隣り合うセルを結合する」のではなく、「グループ化」をすることができます。
たとえば、本シナリオで使用しているビューでは、《事業部-部-課》 フィールドを左から順に配置しました。この状態でセル結合を行うと、下記のようにフィールド同士が親子関係を持つケースを表現することができます。
３. 列ヘッダを設定し、クオーター単位にヘッダを付ける
4月～6月のようにクオーターごとにヘッダーを付けて、視認性が良くなるよう設定します。
- リボンのメニュー内にある「列ヘッダ」をクリックする
- 列ヘッダの設定画面で、ヘッダ行を追加する
- 追加した行のうち、4月～6月まで選択した状態で、②のアイコンをクリックする
3の設定を行うと、4月～6月までのヘッダセルが結合される - 結合したヘッダセルの設定を行う
カスタム列名：1Q
横位置：中央揃え
※7月以降も同様に設定を行うと以下の状態になる
ワンポイント
列ヘッダで結合したセルは、結合した状態で Excelにエクスポートすることができます。
その他の列の設定
列ヘッダを設定していないフィールドを上下で結合します。
- 上下2段を選択した状態で②の箇所をクリックして、結合する
４. 科目ごとの小計を計算する
科目ごとの小計を計算する列の設定を行います。4月～3月までの1年分のレコードの合計値を計算するための列です。
- 設定画面左側にある「数式」列を追加する
- 追加した数式列を右クリックし、「列の設定」を開く
- 数式に次の式を挿入し、OKをクリックする
SUM(_4月_0,_5月_0,_6月_0,_7月,_8月_0,_9月,_10月_0,_11月_0,_12月_0,_1月_0,_2月_1,_3月) - 列名を変更するために、右クリックし「列ヘッダの設定」をクリックする
- カスタム列名を「小計」に変更する
５.集計行を設定する
黄色で作成した「集計行」の設定を行います。ここでは、「レコード件数の合計」「小計の合計」「月単位の予算額の合計」の3種類を集計しています。集計行では、レコードをまたいで縦方向に計算できる点が特徴です。
予算レコードの件数をカウントする
- リボンのメニュータブを「データ」に切り替え、「集計行を表示」にチェックした上で「集計行」にクリックする
- 「科目」にカーソルを合わせ、関数に「CountA」を選択する
- 「100件」のように、後ろに「件」をつけるために書式設定を行う
「書式」をクリックし、「ユーザー定義」を選択し、「#,###件」と入力する
予算総計を計算する
レコード数のカウントと同様に予算総計を計算する
- 小計フィールドにカーソルを当て、関数に「Sum」を選択する
月別予算合計を計算する
月別の予算合計を計算します。
- 各月のフィールドのカーソルを当て、関数に「Sum」を設定する
※設定はコピーしたり、複製することはできないため、月の数分だけ同じ設定を繰り返し行います。
集計行に背景色を設定する
- 集計行の行全体を選択し、背景色を設定する
６.グラフを設定する
年間予算の推移を表すグラフの設定を行います。こちらは、スパークラインという機能を使って設定しています。
- 画面左にある「スパークライン」というフィールドを任意の位置に追加する
スパークラインを一覧上に配置すると、リボンのメニューに「スパークライン」タブが表示されます。この先の設定は、このタブで行います。 - スパークライン列の列設定を右クリックで開く
- 次のように設定する
◎スパークラインデータ範囲
最初の列：4月
列の数：12
※4月から3月まで12か月分のデータを可視化するという意味の設定です - 次のように設定する
グラフの種類：折れ線
頂点（山）：チェック
頂点（谷）：チェック
ワンポイント
- スパークラインは1レコード内の値をグラフ化する機能です。複数のレコードの値を集計することはできません。
- スパークラインはkrewSheet独自のフィールドです。
７.運用に関するワンポイント
表示する期間
今回設定した機能の中で、集計行は一覧の条件に合致するすべてのレコードを対象に集計するものです。（別のページに表示される値でも集計対象に含まれる）
予算策定を行う際には、一覧の条件が「今年度」「来年度」になるよう設定するのがベターです。もしくは、一覧の設定ではすべての年度を条件に設定して、検索パネルを使って年度単位に絞り込む方法も考えられます。
次年度の予算策定
予算策定をする際、予算項目などを含むレコードは前年度の内容を流用して一括で作成したいことがあります。今年度のレコードを全選択して複製すると、同様の操作が簡単に行えるので、Tipsとして挙げておきます。
ワンポイント（列をグループ化する）
- 四半期／年ごとにグループ化して展開／縮小（列の表示／非表示）することができます。詳しくは以下のリンクの「【多段パターン】予算」をご参照ください。
列をグループ化する
サンプルファイルのダウンロードはこちら
https://download.krew.mescius.jp/study/krewsheet-drill/ks510-10budget-plan.zip