営業成績の予実状況を可視化する

Xrossモード, 予実管理, 応用編

520-20 | 予実管理

完成イメージ

予実管理アプリ

各部門と所属するメンバーの予実状況を年月単位で集計したビュー
画面下部の詳細エリアでは、データの入力ができる
四半期単位での集計や営業部全体の集計を行っている

アプリの構成

営業担当者の予算と実績を管理するアプリ

１か月の予算と実績を１レコードで管理する運用

１.krewSheetのモードを「Xrossモード」に切り替える

「Sheet」というロゴをクリックする
「Sheet/Xross」のロゴが表示されるので、Xrossを選択してXrossモードに切り替える

モードを切り替えると、画面が次のように変化します。

２.行にフィールドを配置する（オレンジのエリア）

行に次のフィールドを配置する
・部門名・担当者名

ポイント

ここでは、列に「部門名-担当者」のように階層順に並べました。このような順番で並べると、以下のように部門名をセル結合した状態で見せることができます。

３.列にフィールドを配置する（黄色のエリア）

列に「年-月-日」で表示する形式の「予算年月」フィールドを配置する
※「年-月-日」などの形式は、予算年月横の▼をクリックすると表示されます
列フィールドの歯車マークをクリックして列設定を開く
「カスタムラベル」を「年月」に設定する
「日付を多段表示」するにチェックを入れ、「年」「月」をドロップダウンで設定する
設定後はこのような画面になります

多段表示について

列設定で行った多段表示の設定前後では、次のような見た目の違いがあります。設定後は〈年-月〉の順に多段でタイトルを表示しているため、シンプルで見やすい画面を作ることができます。

４.値にフィールドを配置する（青のエリア）

値項目に次のフィールドを設定する
・担当者予算・担当者実績
値項目に設定したフィールドのカスタム列名を設定し、それぞれ「予算」「実績」とする
設定後はこのようになります

ワンポイント

予算列の背景色が白で表示されているのに対して、実績列は薄いグレーで表示されます。
この色の違いは、編集の可/不可を表しています。予算はXrossのビュー上から編集が行えて、グレーで表示されている実績はビュー上で編集を行うことはできません。
※今回の例では、実績はテーブルに登録した複数行が集計元レコードになっているため編集が行えません。
※編集・追加は手順８（最後の項）で設定する詳細シートで行います。

達成率を計算する

下の図のように、達成率が計算できるよう設定を行います。

ポイント
アプリでは達成率をフィールドとして持っていません。krewXrossの集計フィールドという機能を使って達成率を計算します。

リボンのメニューをデータタブに切り替え、「集計フィールド」をクリックする
集計フィールドの名前を「達成率」に変更する
数式に次のように追加する
担当者実績/NUMBER_予算
フィールドが並ぶエリアに作成した「達成率」という集計フィールドが表示されるので、値フィールドに配置する
達成率フィールドの列設定を開く
カスタムラベルを「達成率」に変更する
書式設定タブに移動する
次のように設定する
カテゴリ：パーセンテージ
小数点以下の桁数：2

※手順７～８では、次のように集計した達成率の書式を設定しました。

５.部門単位の合計と構成比を計算する

赤枠内で囲われた部門計（第１営業部と第２営業部の合計）と営業部門構成比（全部門のうち、営業部門がどれくらいの割合を占めているか）を計算します。

営業部門計を計算する

行に配置した「部門名」フィールドの設定をクリックする
フィールド設定画面内で「カスタム小計」タブに切り替える
次のように設定する
カスタム小計名：営業部門計
挿入位置：第2営業部の後
数式：※第1営業部と第2営業部の予算と実績をそれぞれ足し算している

予算
SUMIF(DROP_DOWN_部門名,"第1営業部",NUMBER_予算[Sum]) + SUMIF(DROP_DOWN_部門名,"第2営業部",NUMBER_予算[Sum])

実績
SUMIF(DROP_DOWN_部門名,"第1営業部",担当者実績[Sum]) + SUMIF(DROP_DOWN_部門名,"第2営業部",担当者実績[Sum])

営業部門構成比を計算する

部門名のフィールド設定画面で次のように設定する
カスタム小計名：営業部門構成比
挿入位置：第2営業部の後
数式：※第1営業部と第2営業部の合計を総計で割り算している

予算
(SUMIF(DROP_DOWN_部門名, "第1営業部", NUMBER_予算[Sum]) + SUMIF(DROP_DOWN_部門名, "第2営業部", NUMBER_予算[Sum])) / SUM(NUMBER_予算[Sum])

実績
(SUMIF(DROP_DOWN_部門名,"第1営業部",担当者実績[Sum]) + SUMIF(DROP_DOWN_部門名,"第2営業部",担当者実績[Sum])) / SUM(担当者実績[Sum])

ワンポイント

カスタム小計機能を使うと、任意の位置に集計した行を挟むことができます。

企画PR部門計を計算する

行に配置した「部門名」フィールドの設定をクリックする
フィールド設定画面内で「カスタム小計」タブに切り替える
次のように設定する
カスタム小計名：企画PR部門計
挿入位置：マーケティング部の後
数式：※製品企画部とマーケティング部の予算と実績をそれぞれ足し算している

予算
SUMIF(DROP_DOWN_部門名,"製品企画部",NUMBER_予算[Sum]) + SUMIF(DROP_DOWN_部門名,"マーケティング部",NUMBER_予算[Sum])

実績
SUMIF(DROP_DOWN_部門名,"製品企画部",担当者実績[Sum]) + SUMIF(DROP_DOWN_部門名,"マーケティング部",担当者実績[Sum])

企画PR部門構成比を計算する

部門名のフィールド設定画面で次のように設定する
カスタム小計名：企画PR部門構成比
挿入位置：マーケティング部の後
数式：※製品企画部とマーケティング部の合計を総計で割り算している

予算
(SUMIF(DROP_DOWN_部門名,”製品企画部”,NUMBER_予算[Sum]) + SUMIF(DROP_DOWN_部門名,”マーケティング部”,NUMBER_予算[Sum])) / SUM(NUMBER_予算[Sum])

実績
(SUMIF(DROP_DOWN_部門名,”製品企画部”,担当者実績[Sum]) + SUMIF(DROP_DOWN_部門名,”マーケティング部”,担当者実績[Sum])) / SUM(担当者実績[Sum])

６.部門計・構成比行の背景色を変更する

下の図のように、部門計と構成比の行は背景色を変更する

条件付き書式の設定はリボンのメニュー「ホームタブ」内にある「条件付き書式」/「新規ルール」から開始する

「営業部門計」行の背景色を変更する

予算列の設定

範囲：予算
「小計と総計を含める」を選択
ルールの種類：数式を使用して、書式設定するセルを決定
ルールの内容：DROP_DOWN_部門名 = “営業部門計”
書式：背景色を緑に設定

実績列の設定

範囲：実績
「小計と総計を含める」を選択
ルールの種類：数式を使用して、書式設定するセルを決定
ルールの内容：DROP_DOWN_部門名 = “営業部門計”
書式：背景色を緑に設定

達成率列の設定

範囲：達成率
「小計と総計を含める」を選択
ルールの種類：数式を使用して、書式設定するセルを決定
ルールの内容：DROP_DOWN_部門名 = "営業部門計"
書式：背景色を緑に設定

設定後はこのようになります。

「営業部門構成比」行の背景色を変更する

営業部門計と同様の手順で「予算」「実績」「達成率」に関して設定を行う

「製品PR部門計」と「製品PR部門構成比」行の背景色を変更する

製品PR部門計

製品PR部門構成比

７.四半期ごとに集計する

予算、実績、達成率をそれぞれ四半期ごとに集計します。

ここでは、列に配置した年月フィールドの列設定で設定を行います。

Q1予算を計算する

次のように設定する
カスタム小計名：Q1予算
挿入位置：2020/06/01 の後
数式：4~6月の予算を足し算
SUMIF(DATE_予算年月[yearMonthDay],DATE(2020,4,1),NUMBER_予算[Sum]) +SUMIF(DATE_予算年月[yearMonthDay],DATE(2020,5,1),NUMBER_予算[Sum]) +SUMIF(DATE_予算年月[yearMonthDay],DATE(2020,6,1),NUMBER_予算[Sum])

Q1実績を計算する

次のように設定する
カスタム小計名：Q1実績
挿入位置：2020/06/01 の後
数式：4~6月の実績を足し算
SUMIF(DATE_予算年月[yearMonthDay],DATE(2020,4,1),担当者実績[Sum]) + SUMIF(DATE_予算年月[yearMonthDay],DATE(2020,5,1),担当者実績[Sum]) + SUMIF(DATE_予算年月[yearMonthDay],DATE(2020,6,1),担当者実績[Sum])

Q1達成率を計算する

次のように設定する
カスタム小計名：Q1達成率
挿入位置：2020/06/01 の後
数式：4~6月の実績/4~6月の予算を計算
(SUMIF(DATE_予算年月[yearMonthDay],DATE(2020,4,1),担当者実績[Sum]) + SUMIF(DATE_予算年月[yearMonthDay],DATE(2020,5,1),担当者実績[Sum]) + SUMIF(DATE_予算年月[yearMonthDay],DATE(2020,6,1),担当者実績[Sum])) / (SUMIF(DATE_予算年月[yearMonthDay],DATE(2020,4,1),NUMBER_予算[Sum]) + SUMIF(DATE_予算年月[yearMonthDay],DATE(2020,5,1),NUMBER_予算[Sum]) + SUMIF(DATE_予算年月[yearMonthDay],DATE(2020,6,1),NUMBER_予算[Sum]))

Q2の達成率

※数式は、Q1 で設定した月をQ2用に書き換えて使用してください

同様の手順で、Q3とQ4 についても計算する

四半期集計した列の背景色を変更する

四半期ごとに集計したフィールドの背景色をオレンジに設定します。

条件付き書式の設定はリボンのメニュー「ホームタブ」内にある「条件付き書式」/「新規ルール」から開始する

予算フィールドの背景色設定

次のように設定する
範囲：予算
ルールの種類：数式を使用して、書式設定するセルを決定
ルールの内容：COUNTIF(DATE_予算年月[yearMonthDay],"*予算")
※数式内でワイルドカードを指定して、フィールド名が「予算」で始まる箇所を設定している。そのため、Q1～Q4までこの1つの設定だけで書式を適用できる。

実績フィールドの背景色設定

次のように設定する
範囲：実績
ルールの種類：数式を使用して、書式設定するセルを決定
ルールの内容：COUNTIF(DATE_予算年月[yearMonthDay],"*実績")
※数式内でワイルドカードを指定して、フィールド名が「実績」で始まる箇所を設定している。そのため、Q1～Q4までこの1つの設定だけで書式を適用できる。

達成率フィールドの背景色設定

次のように設定する
範囲：達成率
ルールの種類：数式を使用して、書式設定するセルを決定
ルールの内容：COUNTIF(DATE_予算年月[yearMonthDay],"*達成率")
※数式内でワイルドカードを指定して、フィールド名が「達成率」で始まる箇所を設定している。そのため、Q1～Q4までこの1つの設定だけで書式を適用できる。

８.詳細を表示する

集計したビューの下に詳細（集計元となるレコードやテーブルを表示できる機能）を表示する

リボンのメニューをデザインタブに切り替える
「詳細の表示」をクリックする

【レコード】詳細に表示するフィールドの設定

「詳細」と記載されたエリアをクリックする
左側のエリアに表示されるフィールドを詳細エリアにドラッグ&ドロップで配置する

【テーブル】詳細に表示するフィールドの設定

青く表示された「実績明細」テーブルを「関連シート」エリアに配置する
「関連シート」と記載されているエリアをクリックして、必要なフィールドを配置する

ワンポイント

詳細エリアを表示すると、集計元のレコードやテーブルの情報を表示することができます。詳細を表示すれば、ピボットで集計された値を確認しながら入力したり、各セルを構成するレコードの値を明細のように確認できる利点があります。

サンプルファイルのダウンロードはこちら
https://download.krew.mescius.jp/study/krewsheet-drill/ks520 -20budget-table.zip